Les président·e·s de séance

Les président·e·s de séance Session chairs

Nous vous prions d’arriver à votre séance 10–15 minutes avant l’heure prévue. En plus de vérifier le fonctionnement des outils techniques pour chaque présentateur·rice, nous vous recommandons d’utiliser ce temps pour confirmer la prononciation de leurs noms et prénoms, et leurs pronoms de référence.

Après chaque présentation, c’est vous, comme président·e de séance, qui gèrerez les questions. Pour poser une question, les participant·e·s peuvent utiliser la fonction “lever la main” de Zoom ou écrire leur question directement dans le chat, précédée par ???. L’assistant·e technique affichera les instructions suivantes  :

Une fois que commence la période de questions, utilisez la fonction “lever la main” pour poser une question. Lorsque votre tour viendra, la personne qui préside la séance vous invitera à activer votre micro/vidéo pour poser votre question.

Si vous écrivez ??? suivi de votre question, votre question sera lue pour vous.

L'assistant·e technique va chronométrer les communications et indiquer le temps restant en changeant son fond virtuel. Nous demandons aux présentateur·rice·s de se chronométrer aussi. En tant que président·e de séance, veuillez surveiller le temps aussi – surtout pendant la période de questions pour pouvoir garder les séances parallèles synchronisées.

Afin de voir les questions – et de recevoir les messages de l’assistant·e technique pendant votre session – vous devrez être en mesure de voir les fenêtres Chat et Participant pendant chaque session. Nous vous recommandons donc de régler vos préférences dans Zoom afin que le mode plein écran se s’active pas automatiquement pendant le partage d’écran. Cela peut être fait dans Préférences > Partager l’écran > Décocher “Entrer en plein écran lorsqu’un participant partage l'écran”.

Dans le cadre de notre engagement dans l’avancement de l’équité dans le domaine de linguistique, nous encourageons les président·e·s de séance à accorder la priorité aux questions posées par de jeunes chercheur·euse·s, des femmes et des personnes de groupes minoritaires, plutôt que de respecter strictement l’ordre des questions telles qu’elles apparaissent dans la messagerie ou l’ordre dans lequel les mains ont été levées. Vous pouvez aussi voir si les personnes qui ont soumis des questions ont déjà eu la chance de parler dans les séances précédentes.

Comme toujours, il serait utile pour les président·e·s de séance de préparer une question pour chaque communication dans leur séance, et de la poser au début de la période de question si personne d’autre n’a pas encore eu le temps de penser à une question, ou à la fin s’il reste du temps.

Please plan to arrive in the session you are chairing 10-15 minutes before it is scheduled to begin. In addition to testing the technical setup for each speaker, it is recommended that you use the time to confirm the pronunciation of all speakers’ names, and their pronouns.

After each talk, as session chair you will select questions. People can click the button labeled “Raise Hand” or type their question directly in the chat, preceded by ???. The Technical Assistant will post the following instructions:

Use the “Raise Hand” function once the Q+A begins. When it will be your turn, the person chairing the session will invite you to turn audio/video on to ask your question.

If you enter ??? followed by the full text of your question, your question will be read for you.

The Technical Assistant will also time the talk, and will give time signals by changing their virtual background image. We have also asked speakers to keep track of time themselves. However, as the session chair, please keep track of time yourself as well – and especially keep track of the time remaining in the question period, so that we can keep parallel sessions in sync.

In order to see questions – as well as to receive messages from the Technical Assistant in your session – you will need to be able to see the Chat and Participant windows during each talk. We therefore recommend that you set your preferences in Zoom so that it does not enter full screen during screen sharing. This can be done via Preferences > Share Screen > Un-check “Enter full screen when a participant shares screen”.

As part of the CLA’s commitment to advancing equity in the field of linguistics, we encourage chairs to prioritize questions from junior scholars, women, and people from minoritized groups, rather than adhering strictly to the order in which questions are submitted in the chat or to the order in which hands are raised. You may also keep in mind whether those submitting questions have already had a chance to speak in previous sessions.

As always, it is valuable for chairs to prepare at least one question for each talk in their session, to ask either at the beginning of the question period, if no one else has yet gathered their thoughts to pose a question, or at the end, if there is time remaining.

Association canadienne de linguistique
Canadian Linguistic Association