Qu’implique l’organisation du congrès annuel de l’ACL ? What’s involved in hosting the annual meeting of the CLA?
Organisateurs locaux
Responsable de :
- 3 salles pour les séances parallèles (environ 50 personnes chacune), idéalement accessibles
- 1 grande salle pour les plénières (environ 150 personnes)
- 1 salle de réunion la veille du début de la conférence (pour la réunion de l'exécutif de l'ACL)
- 1 salle de réunion immédiatement après la dernière séance (pour la réunion des juges)
- Espace pour les séances de communication par affiche et les panneaux pour les affiches
- (possibilité d'accueillir une exposition du Musée canadien des langues)
- Support audiovisuel (projecteurs, haut-parleurs pour le son, micros dans les grandes salles)
- Café/thé (et généralement pâtisseries du matin)
- Hébergement à bas prix dans les résidences du campus (au minimum pour les étudiants, mais idéalement accessible à tous les participants)
- Accès WiFi (car certains participants pourraient ne pas y avoir accès via Eduroam)
- (possibilité d'accès à l'internet par câble pour les présentateurs)
Sources de revenus :
- Frais d'inscription
- Idéalement des frais peu élevés pour les étudiants, les postdocs, les personnes en situation de sous-emploi, etc.
- Montants par catégorie à proposer dans la proposition de budget
- Subventions de connexion du CRSH
- Demander aux institutions, aux facultés, aux départements locaux, etc. de contribuer au financement.
- Demander aux éditeurs (par exemple, OUP, CUP, UTP, etc.) de contribuer au financement.
- Subvention de l'ACL (montant à proposer dans la proposition de budget), par exemple 2000$
Local Organizers
Responsible for:
- 3 rooms for parallel sessions (approx. 50 people each), ideally accessible
- 1 large room for plenaries (approx. 150 people)
- 1 meeting room the day before the conference starts (for CLA Exec meeting)
- 1 meeting room immediately after the last session (for judges’ meeting)
- Space for poster sessions and poster boards
- (Potentially a place to host an exhibit from the Canadian Language Museum)
- AV Support (i.e., projectors, speakers for sound, mics in large rooms)
- Coffee/Tea (and typically morning pastries)
- Securing low-cost accommodations through campus residences (minimally for students, but ideally accessible to all attendees)
- WiFi access (since some attendees might not have access through Eduroam)
- (Potentially wired internet access for presenters)
Sources of income:
- Registration fees
- Ideally low fees for students, postdocs, underemployed, etc.
- Amounts by category to be proposed in budget proposal
- SSHRC Connection grants
- Asking local institutions, faculties, departments, etc., to contribute funding
- Asking publishers (e.g., OUP, CUP, UTP, etc.) to contribute funding
- Grant from CLA (amount to be proposed in budget proposal), e.g. $2000
Association canadienne de linguistique
Responsable de :
- Gérer les adhésions à l'organisation. (L'adhésion est nécessaire pour soumettre un résumé)
- Organiser l'appel à communications
- Examiner et sélectionner les résumés
- Créer le programme
- Examen des propositions de sessions spéciales ou thématiques
- Subventionner les déplacements des membres du comité exécutif de l'ACL (si nécessaire)
- Subventionner le voyage de la personne lauréate du Prix national d’excellence
- Coût de la plaque/du cadeau pour la personne lauréate du Prix national d'excellence
- Concours des meilleures communications étudiantes (y compris l'attribution des prix)
- Subventionner une partie des frais de voyage des étudiant.e.s qui présentent un communication.
Sources de revenus (pour l'organisation de la réunion annuelle) :
- Adhésion annuelle (actuellement par le biais d'un abonnement à la revue), qui est une condition préalable à la soumission d'un résumé à la réunion annuelle.
Canadian Linguistic Association
Responsible for:
- Tracking memberships in the organization. (Membership required to submit an abstract)
- Organizing the Call for Papers
- Reviewing and selecting abstracts
- Creating the programme
- Reviewing submissions for special or thematic sessions
- Subsidizing travel of CLA executives (if necessary)
- Subsidizing travel of National Achievement Laureate
- Cost of plaque/gift for National Achievement Laureate
- Student talk/poster competition (including prize money)
- Subsidizing a portion of the cost of student presenters’ travel
Sources of income (for organizing the annual meeting):
- Annual membership (currently through subscribing to the journal), which is a prerequisite for submitting an abstract to the annual meeting.
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