Règlements | Bylaws

 
  1. TENUE DES RÉUNIONS ET DES ASSEMBLÉES – Les réunions de l’Association, comprenant l’Assemblée générale annuelle, les réunions du Conseil d’administration et les réunions des comités, sont régies par le code Robert des règles de procédure ou par une procédure parlementaire acceptée par le Conseil d’administration.
  2. TENUE DES ÉLECTIONS PAR CORRESPONDANCE – Au cas où il y a plus d’un(e) candidat(e) pour un poste électif de l’association, des élections ont lieu comme suit:
    1. Au plus tard un mois après l’Assemblée générale, le/la Secrétaire envoie par la poste à tous les membres en règle la liste des candidat(e)s, accompagnée d’une courte biographie qu’ils/elles doivent lui faire parvenir.
    2. La durée du scrutin est d’un mois après la date d’envoi.
    3. Le/la candidat(e) qui obtient le plus de votes est élu(e) et entre en fonction immédiatement.
  3. RÉVOCATIONS
    1. Toute personne désignée à un poste par le Conseil d’administration peut, en tout temps, être démise de ses fonctions par le Conseil.
    2. Toute personne qui occupe une charge élective peut, en tout temps, être démise de ses fonctions selon les procédures appliquées pour amender les statuts.
  4. PROPOSITIONS
    1. Tout membre de l’Association, avec l’appui d’un autre membre, peut soumettre une proposition à l’Assemblée générale annuelle.
    2. Une proposition est adoptée à la majorité simple.
    3. Le Conseil d’administration ou tout groupe de dix personnes peut soumettre une proposition à un vote par correspondance s’adressant aux membres en règle. Cette demande se fait par écrit au/à la Secrétaire et doit être assortie d’attendus. Le vote est présidé par le/la Secrétaire. La proposition et ses attendus doivent être envoyés aux membres au plus tard un mois après leur réception par le/la Secrétaire. La durée du scrutin est d’un mois après la date d’envoi. Pour être acceptée, la proposition doit recevoir l’appui de la majorité des suffrages exprimés, sauf dans le cas d’amendements aux Statuts de l’Association qui doivent recevoir l’appui d’au moins les deux tiers des suffrages exprimés.
  5. VACANCES – Le Conseil d’administration désigne les titulaires pour les postes devenus vacants. Si pour une raison quelconque un poste élu devient vacant avant l’expiration du mandat, le Conseil nommera un membre pour occuper le poste jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle. Le poste sera rempli selon les procédures normales à cette Assemblée générale.
  6. MODIFICATIONS – Le Conseil d’administration ou tout groupe de dix membres de l’Association peut proposer par écrit des modifications aux règlements. Ces modifications se font selon la procédure pour soumettre une proposition en (4c) ci-dessus, à majorité simple.
  7. COTISATION
    1. La cotisation des membres comprend l’abonnement à la revue de l’Association.
    2. Les membres honoraires sont dispensés de toute cotisation.
    3. Les étudiant(e)s peuvent devenir membres de l’Association sur présentation d’une copie de leur carte d’étudiant. Les membres étudiants paient un pourcentage de la cotisation des membres réguliers fixé par le Conseil d’administration et ils ont droit à tous les privilèges des membres.
  8. ÉTABLISSEMENT DE COMITÉS AD HOC
    Des Comités ad hoc peuvent être mis en place par le Conseil d’administration. Les fonctions (y compris le mandat) d’un Comité ad hoc doivent être approuvés par le Conseil d’administration. Dans le cas où un Comité ad hoc ne soumet pas de rapport à l’Assemblée général deux ans en suite, ce comité est dissout.

  9. DURÉÉ DE MANDAT POUR UN REPRÉSENTANT (ou UNE REPRÉSENTANTE) À LA FCSH
    Le représentant (ou la représentante) à la FCSH est désigné par les membres du conseil d’administration pour un mandat de cinq ans et est rééligible à son poste respectif pour un deuxième mandat consécutif.

  1. CONDUCT OF MEETINGS – Meetings of the Association, including the Annual General Meeting, meetings of the Executive Council, and committee meetings, shall be governed by Robert’s rules of order, or by a parliamentary procedure agreed upon by the Executive Council.
  2. CONDUCT OF ELECTIONS BY MAIL – When there is more than one nominee for an elective position in the association, elections shall be carried out as follows:
    1. No later than one month after the Annual General Meeting, the Secretary shall mail to all members in good standing a list of nominees, accompanied by a short biography provided by each nominee to the Secretary.
    2. Votes must be cast within one month of the mailing date of the ballots.
    3. The nominee with the most votes shall be elected and shall take up the duties of the position immediately.
  3. REMOVAL FROM OFFICE
    1. Persons named to an office or a committee by the Executive Council may be removed by that Council at any time.
    2. Persons holding an elective office may be removed from office at anytime, following the same procedure that is used for amendments to the constitution.
  4. MOTIONS
    1. Any member of the Association may, with the support of another member, propose a motion to the Annual General Meeting.
    2. Motions are carried if there is a majority of the members voting in favour.
    3. The Executive Council or any other group of ten people may move that a motion be voted upon by mail ballot sent to all members in good standing. Such a motion shall be made in writing to the Secretary and shall be accompanied by its explanatory “whereas” clauses. The ballot shall be organized by the Secretary. The text of the motion and its explanatory “whereas” clauses shall be sent to members no later than a month after their receipt by the Secretary. Votes must be cast within one month of the mailing date of the ballots. In order for such motions to be adopted, there must be a majority of votes cast in favour, except in the case of amendments to the Association’s Constitution, which require that at least two thirds of the votes cast must be in favour.
  5. VACANCIES are filled by the Executive Council. If for any reason an elective position falls vacant before the expiration of the term of office, the Council shall appoint a member to fill the position until the next Annual General Meeting, when the position shall be filled following the normal procedure.
  6. CHANGES in these by-laws may be proposed in writing by the Executive Council or by any ten members of the Association, and shall be dealt with by a motion as in (4c) above, requiring a simple majority.
  7. MEMBERSHIP DUES
    1. Membership dues shall include the subscription to the journal of the Association.
    2. Honorary members are exempt from any membership dues.
    3. Students may become members of the Association on presentation of their student identity card. Student members shall pay a percentage of the membership fee for regular members set by the Executive Council and they are entitled to all membership privileges.
  8. CREATION OF AD HOC COMMITTEES
    Ad hoc committees may be created by the Executive. Terms of reference (including Terms of Office) for a Committee must be approved by the Executive. If a report from an ad hoc committee is not filed at the AGM for two consecutive years, the committee will be disbanded.

  9. TERM OF OFFICE FOR CFHSS REPRESENTATIVE
    The representative to the CFHSS shall be appointed by the Executive for a term of five years and may serve a second consecutive term.